Dashboard met een simpele weergave van de cijfers

‘In één overzicht zien of we het goed doen’, dat is belangrijk bij Lister.

De kracht van Design Thinking

volgens Ronald Ferdinandus - coördinator informatisering & automatisering

Uit de organisatie kregen wij, de ICT-afdeling, veel ad-hoc vragen over cijfers uit de organisatie. We maakten queries, draaitabellen en rapporten, maar niet iedereen kon hiermee uit de voeten. Dit moest anders. De Raad van Bestuur gaf ons de opdracht om onze Business Intelligence verder uit te werken. Bij RIBW Overijssel zag ik hoe zij hun dashboard hadden ingevuld en vormgegeven. Een overzichtelijk ontwerp met een simpele weergave van de cijfers.

En zo maakte ik kennis met Blik Grafisch Ontwerp, de ontwerpers van het dashboard van RIBW. In plaats van veel geld en tijd te besteden aan de ontwikkeling van een blauwdruk, ontwikkelden wij de dashboards vanuit de Design Thinking methode. We startten met dashboards voor Cliënten, HRM en Financiën. Een van de voordelen was dat we de dashboards tussentijds uitbreidden met zaken die we vooraf niet konden weten. Doordat wij de kennis en techniek in huis hadden, maakten we én een vliegende start én we waarborgden de continuïteit. En Blik bleek de juiste partij om ons te helpen onze informatiebehoefte in kaart te brengen en het dashboard vorm te geven.

In het begin was er veel ruis, totdat Blik ons vroeg: voor wie is het dashboard bedoeld? Maak wat de klant wil en nodig heeft. Naast klant, zijn onze locatiehoofden ook ambassadeur. Want zij hebben zeggenschap en zorgen voor de samenhang in de organisatie. Maar zij zijn ook gebaat bij gewenste ondersteuning om hun werk goed uit te voeren. Daarom hebben we de locatiehoofden een prominente rol gegeven tijdens de ontwikkeling van de dashboards.

We bouwen nu aan dashboards waar de organisatie echt wat aan heeft. De feedback van de gebruikers geeft ons inzichten voor verbetering en verdieping. Daar hebben we nu meer oog voor, terwijl we minder capaciteit en inhuur nodig hebben.

Blik van buiten

Zodra wij de plannen te zien krijgen, komen de vragen vanzelf. Wij keren alles om, schudden de boel op. Tijdens gesprekken met de werkgroepen, locatiehoofden en controllers maken we dingen los en zichtbaar. Een andere insteek levert andere inzichten op. Wie zit op welke informatie te wachten? Wat doe je vervolgens met die informatie? Waar is wel of geen ruimte voor in een dashboard? Waar dient het dashboard voor; uitlezen, rapporteren, peilen, controleren, besturen? Hoe ziet het dashboard eruit? En vooral: hoe zorg je ervoor dat het dashboard gebruikt wordt? We nemen de antwoorden mee in het visueel ontwerp.

Zichtbaar maken

Waar Tin-IT werkt aan de software, en de koppeling wordt gelegd met het platform ONS, werkt Blik aan het visueel maken van het dashboard. Het ontwerp moet er niet alleen fris en overzichtelijk uitzien, het moet ook werkbaar en herkenbaar zijn. Een paar versies gaan heen en weer, bij elk detail wordt stil gestaan, alles doet ertoe.

Het dashboard is opgesplitst in drie groepen; zorg, personeel, financiën. Elke groep krijgt een eigen startpagina, met mogelijkheden verder in te zoomen op de details. Het ontwerp komt heel precies. Wat roept een rood knopje op of wat zegt een portemonnee?

Data uitlezen

In plaats van ICT te vragen complexe lijsten uit Excel te exporteren, en keer op keer een query te draaien, kunnen de locatiehoofden nu zelf data uitlezen via het dashboard. Binnen een minuut informeert de afdelingsmanager zijn team over de laatste stand van zaken. De zorgprofessional ziet in één oogopslag welke cliënt er in- en uitstroomt. Met één druk op de knop heeft de HRM-manager het ziekteverzuim in beeld. De controller vergelijkt – op twee schermen – de cijfers van de laatste twee kwartalen. En de gemeente Utrecht krijgt zonder te veel poespas en op tijd een complete rapportage aangeleverd.

Van verslaglegging op papier, naar één centrale plek waar informatie eenduidig en digitaal opvraagbaar is. Dat is de stap die Lister zelf gezet heeft.

Aan het werk

De locatiehoofden zijn blij. Ze kunnen nu, op eigen kracht, verder met het dashboard. En weet je wat mooi meegenomen is? Ze komen terug bij Ronald met vragen en feedback over het dashboard. Zo wordt het dashboard beter en beter.

En Ronald? Ronald is weer in de weer met applicaties, technologische ontwikkelingen, updates, databases en onderhoud. Alles wat een medewerker nodig heeft op zijn/haar werkplek om lekker aan het werk te zijn.

Ronald’s tips

- Zet alle gebruikers en leveranciers aan tafel
- Onderzoek de werkwijzen en behoeften
- Houd het simpel
- Denk in mogelijkheden
- Haal expertise in huis
- Neem tijd voor het proces
- Deel de ontwikkelingen
- Sla geen stap over
- De oplossing bestaat al